Das liegt meist daran, dass ein internes Netz selten als solches erdacht und geplant wurde: Oft ist das Intranet nur eine Schnittstelle des ERP-Systems (Enterprise Ressource Planning); also der Kern-Software, mit der unter anderem Rechnungs- und Personalwesen verwaltet wird. Was haben normale Mitarbeiter überhaupt darin zu suchen? Nun, wenn sich die Mitarbeiter ihren Urlaub in diesem System selbst einbuchen (müssen), spart ein Betrieb natürlich viel Prozess – Zeit – Geld. Dass ein Entwickler wie SAP eine solche Software nie dafür gestaltet hat, dass sich auch IT-ferne Mitarbeiter darin gut zurechtfinden, lässt sich diesem noch nicht mal vorwerfen. Die Zielsetzung ist schlichtweg eine völlig andere.
Umso kleiner auch meine Verwunderung, dass Intranets kaum genutzt werden. In einer aktuellen Studie der TU Chemniz wird festgestellt:
“In Bezug auf Intranets scheint eine deutliche Diskrepanz zwischen der hohen Bedeutung, die ihnen Kommunikations- und IT-Beratungen zusprechen, und dem tatsächlichen Gebrauch zu bestehen. (…) Den oft hohen Erwartungen an die Einführung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien entspricht nicht automatisch ihr Gebrauch.”
Wie könnte das geändert werden? Schließlich geht es nicht nur darum, dass sich die Laune der Mitarbeiter beim Kontakt mit dem System nicht verschlechtert, sondern auch darum, das Intranet als Verwaltung, Kommunikationstool und Wissensspeicher FÜR ALLE zu nutzen. Und nicht zuletzt spielt das Intranet eine gewaltige Rolle in der Frage, wie der Mitarbeiter das eigene Unternehmen wahrnimmt. Hier werden reihenweise Chancen für ein nachhaltiges Employee Branding vergeben. Und damit Möglichkeiten, die eigenen Mitarbeiter zu loyalisieren und zu Unternehmensbotschaftern zu machen.
Die Telekom hat sich dieses Problem zu Herzen genommen. Auf der IA Konferenz stellte die United Digital Group vor, “wie die Telekom aus einer Usabilitykatastrophe ein vorbildliches Mitarbeiterportal machte…”
Deutlich wird zunächst die enorme Lücke zwischen dem Auftreten nach Außen, dem Kunden gegenüber und dem Auftritt vor den eigenen Mitarbeitern. Auch wenn hier als Lösung “nur” eine Maske über das alte System gestülpt wurde: Unzählige Dienste wurden zusammengefasst, kategorisiert, mit einem neuen und intuitiven User Interface versehen und den Mitarbeitern mit einem Klick zugänglich gemacht. Das Feedback spricht für sich:
- 85% der Test-Nutzer geben Bestnoten in der Bedienbarkeit
- Hohe Ziele in Sachen Barrierefreiheit wurden erreicht
- Die Funktionen wurden schnell und intuitiv erfasst
- und bei über 80% ist das Interesse am neuen Portal ‘hoch’ oder ‘sehr hoch’.
