Wir haben bereits in anderen Blogbeiträgen einige Worte zu der aktuellen Situation verloren, über die DSGVO im Recruiting geschrieben und auch die Digitalisierung im HR-Bereich genauer unter die Lupe genommen. Tatsächlich kann man zum jetzigen Zeitpunkt festhalten, dass die Coronakrise zumindest eine positive Auswirkung hatte: die Beschleunigung der Digitalisierung und dem Remote Recruiting.
Remote stattfindende Bewerbungs- und Einarbeitungsprozesse werfen allerdings immer noch einige Fragen auf. Ganz besonders beim Thema DGSVO im Recruiting bekommen viele Personaler schnell Schnappatmung. Wir möchten Dir diese Ängste nehmen, einige Fragen dazu beantworten und damit zeigen, dass das digitale Recruiting Deine Prozesse unterstützt und nicht verhindert.
Wie gehst Du im Remote Recruiting mit sensiblen Daten DSGVO-konform um?
Tools für Video-Call prüfen: Um Remote Bewerbungsgespräche durchführen zu können, benötigst Du ein Video-Tool. Für die Auswahl dieses Tools ist es ratsam, die verschiedenen Anbieter zu vergleichen. Du musst prüfen, welche Maßnahmen die Videoanbieter für den Datenschutz und die Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO treffen. Zusätzlich muss das Tool den Anforderungen nach Art. 25 DSGVO entsprechen.
Löschung der Bewerbung: Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber musst Du spätestens nach 6 Monaten löschen. Hierfür solltest Du Löschkonzepte implementieren oder ATS-Systeme auf automatisiertes Löschen prüfen. Die gängigen ATS-Systeme löschen ältere Bewerbung nämlich direkt nach 6 Monaten (praktisch!).
Löschung auch im Posteingang: Auch Bewerberdaten, die bei Dir per Mail eingegangen sind oder die Du an Fachabteilungen weitergeleitet hast, musst Du nach besagter Zeit löschen. Das bedeutet: Regelmäßig den Posteingang prüfen und ausmisten. Im besten Fall musst Du Daten natürlich gar nicht erst per Mail weiterleiten, da Du und Deine Kollegen direkte Einsicht in die Unterlagen über das Bewerbermanagementsystem habt.
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Darfst Du Video-Calls aufzeichnen?
Ja, allerdings nur mit Einwilligung. Prüf’ bitte immer, ob eine Aufzeichnung wirklich notwendig ist – denn ich persönliche finde die Vorstellung nicht so angenehm, im Nachhinein nochmal verschickt und angeschaut zu werden. Anderen Bewerbern geht es bestimmt ähnlich. Solltest Du keine andere Möglichkeit haben (falls der Chef unbedingt nochmal einen Blick auf das Gespräch werfen will), dann darf dieses nur mit vorheriger Einwilligung geschehen. (Definition der Einwilligung Art. 4 Nr. 11 DSGVO).
DSGVO im Recruiting: Dürfen Bewerber nach Absage in den Bewerberpool?
Ja, allerdings auch hier wieder nur mit Einwilligung. Wenn Du die Daten des Bewerbers für neue Stellen speichern willst, bedarf es einer ausdrücklichen Einwilligung des Kandidaten. Der Kandidat muss aber zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit haben, seine Daten widerrufen zu können.
Was Du beim Remote Onboarding mit Blick auf die DSGVO im Recruiting noch alles beachten musst, kannst Du in unserem kostenlosen Whitepaper nachlesen. Außerdem erklären wir Dir, worauf Du bei der Technik achten musst, wie Du aktives Erwartungsmanagement durchführst und wie ein erfolgreicher Onboardingplan tatsächlich aussieht. Alle weiteren Informationen zu den Themen digitale Bewerbungs-, Auswahl- und Einarbeitungsprozesse und den Download des Whitepapers findest Du hier:
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