Es ist inzwischen über acht Jahre her, dass Alex und ich angefangen haben uns mit dem zu beschäftigen, was wir heute Active Sourcing oder People Sourcing nennen – dem systematischen Auffinden und Ansprechen von Fach- und Führungskräften im Netz.
In unserem jugendlichen Leichtsinn dachten wir damals, es müsse ja ein Buch geben, das das Thema für junge wissbegierige Recruiter aufbereitet. Gab es nicht. Aber vielleicht finden wir ja ein Blog. Gab es auch nicht. Zumindest nicht auf deutsch. Na gut, dachten wir, dann müssen wir es wohl selber schreiben, das Blog und das Buch. Und so wurde das Wollmilchsau-Blog geboren und das Praxishandbuch für Online-Personalsuche, in dem wir die Suchlogik diverser Suchmaschinen und Social Media Plattformen und ihren Einsatz im Sourcing zum ersten Mal auf Deutsch erklärt haben [nicht mehr ganz up to date ;-)].
Inspiration und Methodik-Grundlagen dazu haben wir uns damals im englischsprachigen Netz geholt, wo seit 2007 rund um ein paar Geeks die weltweit erste Sourcing-Community entstanden war. Eine Reihe englischsprachiger Sourcing-Artikel müsste es aus der Zeit auch noch irgendwo geben. Mit dabei waren damals u.a. Irina Shamaeva, Glen Cathey und Jim Stroud. In den Folgejahren haben wir uns dann zwar vom Sourcing immer mehr dem Personalmarketing zugewandt, aber wir haben uns trotzdem riesig gefreut, als 2013 der Sourcing Summit nach Europa kam und wir die Pioniere in Amsterdam endlich persönlich treffen konnten [mit Bier ist ja doch irgendwie netter als online ;-)].
Warum ich Euch das alles erzähle? Nicht aus Sentimentalität, sondern weil der Sourcing Summit am 18. und 19. Mai in Mainz zum ersten Mal in Deutschland stattfindet und Ihr da die internationalen und die deutschen Sourcing-Pioniere persönlich treffen und von ihnen lernen könnt.
Wir verlosen ein Ticket zum Sourcing Summit in Mainz! [ACHTUNG: Das Gewinnspiel ist beendet.]
Teilt einfach diesen Facebook-Post und schon seid ihr im Lostopf drin:
Bis zum 06. April 2017 könnt Ihr teilnehmen, indem Ihr den Post bei Facebook teilt. Nächste Woche Donnerstag wird dann der glückliche Gewinner ausgelost und bekannt gegeben. Anfahrtskosten und Unterkunft sind im Ticketgewinn NICHT inbegriffen.
Und weil ich die Ehre habe, dieses Pionier-Event zu moderieren, habe ich außerdem noch einen Invite-Code für Euch rausgeschlagen, mit dem Ihr die nächsten 10 Tage 50€ Nachlass auf den Ticketpreis bekommt. Gebt dazu bei der Buchung einfach den Invitecode JANROCKS17 an.
Ich freue mich, Euch da zu sehen und gemeinsam mit Euch zwei tolle Konferenztage voller Erfahrungsaustausch, Netzwerken und der größten Sourcer-Party Deutschlands zu erleben!
Der “2017 Deloitte Global Human Capital Trends”-Report aus dem Hause Deloitte (logisch) bietet ein wahres Ungetüm von Studie auf 144 Seiten. Über 10.000 HR und Business Leader aus 140 Ländern wurden dafür seit Mitte 2016 zu aktuellen Entwicklungen in der HR-Szene befragt. Themen gibt es einige, wir konzentrieren uns im heutigen Artikel auf den Schwerpunkt People Analytics.
People Analytics nur in der Theorie im Kommen?
Wie immer gibt es gute und weniger gute Nachrichten. Schon zu Beginn des Kapitels wird festgestellt, dass People Analytics (hierzulande eher bekannt als HR-Analytics) das Nischendasein abschütteln konnte und mittlerweile als Bewegung des Mainstreams gewertet wird.
71% der befragten Unternehmen gaben an, People Analytics als wichtig, 31% sogar als sehr wichtig zu bewerten. Schön und gut. In der Realität gibt es bei der Umsetzung aber nur zähe Fortschritte.
Quelle: 2017 Deloitte Global Human Capital Trends – Deloitte University Press
Die Grafik zeigt, welche Bedeutung verschiedene Länder dem People Analytics Trend beimessen. Leider keine große Überraschung, dass Deutschland im unteren Drittel der Skala rumdümpelt.
Auch wenn Analytics schon länger in anderen Bereichen des Personalwesens angewendet werden, führt laut der Studie der Einsatz beim Recruiting die Prioritäten-Liste weiter an. Danach folgen Felder wie Performance, Abfindungen, Personalplanung und Verweildauer von Mitarbeitern.
Klingt soweit ja irgendwie alles ganz okay, oder? Festhalten, jetzt kommt die eiskalte Realitätsdusche. Denn obwohl HR-Analytics seit Jahren diskutiert und auch angewendet wird, stellt sich die Situation alles andere als rosig dar, wenn es um die Handhabung geht:
Nur lausige 8% der Befragten gaben an, über brauchbare Datensätze zu verfügen. Wow! Ich denke wir haben schon so oft über Handlungsbedarf gesprochen, dass wir uns hier jetzt jeden weiteren Kommentar dazu sparen können.
People und Business Analytics – zusammen stark?!
Laut der Studie geht der Trend zunehmend dahin, breitere Datensätze, die auch Zahlen aus anderen Bereichen einbeziehen, zu nutzen. Die Studie nennt mehrere Beispiele von Unternehmen, in denen ein Zusammenspiel von HR- und Business-Analytics für beide Bereiche Früchte trägt (quasi das Äquivalent zum beruhigenden Katzenvideo, nachdem sie uns vorher die nur 8% handlungsfähigen Unternehmen vor den Latz geknallt haben).
Dazu zählt zum Beispiel ein Unternehmen aus dem Einzelhandel. Hier werden Daten aus Business- und HR-Analytics kombiniert, um daraus Muster von Kunden- und Mitarbeiterbewegungen an einzelnen Standorten zu erschließen. Dadurch kann mit einer besseren Platzierung von Verkaufspersonal auf der Fläche ein besserer Umsatz erzielt werden.
Im Report sind noch weitere Beispiele zu finden. Dort wird aber nicht nur von den Unternehmen berichtet, die mit Hilfe von Analytics erfolgreiche Maßnahmen eingeleitet haben, sondern auch von Entwicklung auf Softwareseite. Besonders herausgestellt wird hier Software, die Attribute wie “künstliche Intelligenzen” mitbringt, Vorhersagen treffen kann oder eben besonders viele Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen außerhalb von HR vereint.
Laut der Studie ist auch genau das der zukunftsweisende Trend im HR-Analytics-Bereich: Abschied vom ausschließlichen Fokus auf HR-bezogene Daten, hin zu einer Öffnung für Daten aus anderen (geschäftsorientierten) Feldern.
Dementsprechend plädieren die Autoren natürlich dafür, “neue Wege” zu beschreiten. Sie stellen die Prognose auf, dass sich die Rolle von People Analytics in Zukunft generell verändern wird. Der zuvor beschriebene Trend, HR- und Business-Analytics zusammenzuführen und nicht länger nur im HR-Bereich einzusetzen, hat sich laut der Studie als besonders erfolgreich erwiesen, wenn diese Maßnahmen zentral organisiert wurden. Zentral gesteuerte Analytics-Abteilungen, mit Zugriff auf diverse Daten, sollen für das gesamte Unternehmen Verbesserungen bei Organisation, Produktivität, HR und Umsatz ermöglichen.
Fazit
In der Studie geht es – wie der Name ja unmissverständlich sagt – um Trends. Und auf keinen Fall soll dem People Analytics Trend abgesprochen werden spannend oder relevant zu sein. Vermischung von People Analytics mit Daten aus anderen Geschäftsbereichen, um damit so richtig allumfassende Veränderungen anzustoßen? Klingt super!
Aber beim Lesen des Kapitels konnte ich die sehr beiläufig eingestreute und katastrophal niedrige Zahl von Unternehmen, die mit ihren Daten überhaupt etwas anfangen können, nicht einfach übergehen. Zwar gibt es kurz darauf haufenweise Beispiele von Unternehmen, die Pionierarbeit leisten, aber angesichts der lausigen 8% war es nicht einfach, sich von den Ideen, Tools und Aussichten mitreißen zu lassen.
Träumen muss erlaubt sein, so viel steht fest. Aber wenn die doch recht eindeutige Mehrheit der befragten Unternehmen nicht in der Lage ist, Maßnahmen zu treffen, damit People Analytics verstanden und vor allem sinnvoll angewendet werden … dann sind wir von den besprochenen Trends noch Lichtjahre entfernt. Das soll nicht heißen, dass es besser sei, prinzipiell kleine Brötchen zu backen. Aber irgendwie ist es doch sonnenklar, dass Grundlagen nun einmal beherrscht werden müssen, oder?
Für alle, die zwar längst wissen, dass HR-Analytics ‘ne coole Nummer ist, es aber bisher noch nicht nutzen (oder auch für jene, die HR-Analytics aufs Auge gedrückt bekommen haben, bei denen die Grundlagen aber einer kleinen Auffrischung bedürfen), haben wir am Montag ein HR-Analytics Whitepaper veröffentlicht.
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Darin suchen wir Antworten auf Fragen, die vielen HRlern auf den Nägeln brennen dürften: Warum ist HR-Analytics so wichtig? Wie lässt sich Optimierungspotenzial in der Candidate Journey identifizieren? Kann man den Recruiting-Erfolg planbar machen? Und wie sieht ein Recruiting-Dashboard aus, aus dem sich praktische Handlungsempfehlungen ableiten lassen? Das Banner oben weist euch den Weg zum Download.
HR-Analytics sind nicht mehr nur eine ‘gute Idee’, sondern Grundvoraussetzung für datenbasierte Business-Entscheidungen. Das schrieb Josh Bersin, Gründer von Bersin by Deloitte, in seinem Trend-Report fürs Jahr 2017.
Sätze wie dieser lösen zumeist ein zustimmendes Nicken in den Reihen der Recruiter aus. Richtig, ist wichtig. Demografischer Wandel und so. Weiß ich Bescheid. Sind wir schon dran.
Doch HR-Analytics bedeutet nicht nur Daten sammeln und Reportings erstellen. (Obwohl man schon froh sein kann, wenn wenigstens das systematisch getan wird). Unternehmerische Effizienz entsteht erst da, wo aus Kennzahlen echte Erkenntnisse gewonnenen und nicht nur vor sich hin reported wird.
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HR-Analytics sind nicht gleich HR-Kennzahlen
Wenn eine Kennzahl nicht dazu beiträgt, konkretes Optimierungspotenzial zu identifizieren, nützt auch ihr wohlklingender, bedeutungsschwangerer Name nichts. Denn unterm Strich zählt der Einfluss auf die Gesamtperformance des Unternehmens.
Da ist es dem Chef erstmal ziemlich egal, ob die Time-to-Hire hoch ist. Interessant ist, wie sich Kosteneffizienz und Produktivität im Unternehmen steigern lassen. Wer das schafft, wird nicht nur zum strategischen Partner, sondern steht auch bei der Budgetverteilung in erster Reihe. Das gilt in Zeiten des Fachkräftemangels und unsicherer Nachwuchsversorgung mehr denn je.
HR-Analytics zeichnen sich durch ihre Relevanz im Gesamtkontext des Unternehmens aus. (Image Credit: OrgVue | Julian Holmes)
Entsprechend kann HR-Analytics nur dann funktionieren, wenn der Fokus auf dem Prozess und nicht auf der Kennzahl liegt. Eine Kennzahl ist ohnehin immer nur so gut wie der Kontext, den man ihr gibt. Was soll erreicht werden und unter welchen Umständen gilt das Ziel als erreicht? Und – die Frage aller Fragen – welcher ist der vielversprechendste Weg zum Ziel?
Online-Recruiting – das Paradies des Personalmarketing-Controllings
Wenn es um eine effektive Prozessoptimierung geht, ist kaum ein Tätigkeitsfeld so dankbar wie das Online Recruiting. Web-Tracking-Dienste wie Google Analytics oder Piwik erheben vollautomatisch Echtzeit-Daten auf der Karriere-Webseite, die anschließend in Datentabellen kombinierbar und vergleichbar gemacht werden. Doch Achtung: Jetzt bloß nicht den Fokus verlieren! Daten sammeln ist schön und gut, doch das Auswerten der Daten ist schließlich die eigentliche Kunst. Wer die zur Verfügung stehende Datenbasis richtig nutzt, kann wertvolle Handlungsempfehlungen für die Praxis ableiten.
Wie viele potenzielle Bewerber erreichen wir und woher kommen die Besten? Welche Personalmarketing-Investitionen zahlen sich aus und wo wird das Budget verschwendet? Dem ein oder anderen mag der Satz bekannt vorkommen: “Die Hälfte meines Werbebudgets ist zum Fenster hinaus geworfen – ich weiß nur nicht welche.” Das mag im 20. Jahrhundert so gewesen sein, wer diese Problematik jedoch in die Online-Welt trägt, darf für den Missstand niemand anderen als sich selbst verantwortlich machen. Denn hier lassen sich die eingegangenen Bewerbungen lückenlos zurückverfolgen, um einzelne Bewerberquellen kritisch zu evaluieren und gegebenenfalls Budgetumverteilungen vorzunehmen.
Ein professionelles HR-Analytics Dashboard lässt keinen Zweifel daran, was im Recruiting funktioniert.
HR-Analytics Whitepaper mit Praxisbeispielen
Genau damit haben wir uns in unserem neuen HR-Analytics Whitepaper beschäftigt. Warum ist HR-Analytics so wichtig? Wie lässt sich Optimierungspotenzial in der Candidate Journey identifizieren? Kann man den Recruiting-Erfolg planbar machen? Und wie sieht ein Recruiting-Dashboard aus, aus dem sich praktische Handlungsempfehlungen ableiten lassen?
Mit unserem Tool Jobspreader bringen wir zuverlässig Tag für Tag potentielle Bewerber auf die Karriere-Webseiten unserer Kunden. Unser Anliegen ist es allerdings, nicht nur die gewünschte Bewerber-Reichweite für unsere Kunden zu sichern, sondern auch zu helfen, potentielle Bewerber möglichst effektiv in echte Bewerber und anschließend in Einstellungen umzuwandeln. Aus diesem Grund beobachten wir das Verhalten der Bewerber-Ströme, analysieren regelmäßig die Karriere-Webseiten unserer Kunden und machen Verbesserungsvorschläge.
Bei unseren Analysen ist uns aufgefallen, dass viele unserer Kunden es noch nicht geschafft haben, die Bewerbung einfach und bequem zu gestalten. Vielfach finden wir zu lange, nicht mobil-optimierte Formulare vor. Bedenkt man, dass 30% unserer potentiellen Bewerber in 2016 auf mobilen Geräten unterwegs waren, sehen wir an dieser Stelle ordentlich ROI Potential.
Mit der Jobspreader „FastApply“ Option bieten wir (unseren Kunden) nun die Möglichkeit, ein schönes und praktisches, universelles Bewerbungsformular auf der Karriere-Webseite einzubinden und die Bewerbung für die Nutzer deutlich zu vereinfachen. Das Ziel ist, vor allem auf mobilen Geräten unnötige Abbrüche zu vermeiden.
Völlig unabhängig davon, welche Bewerbungs-Methode bei Euch aktuell in Verwendung ist, kann unser “FastApply” Formular problemlos ergänzend eingebunden werden. Aus der Sicht eines Bewerbers funktioniert das Konzept so.
Schritt 1 – Die Jobsuche
Ein Jobsuchender findet die über den Jobspreader veröffentlichte Stelle auf einem der angeschlossenen Kanäle. Der Stellentitel und die Kurzbeschreibung sprechen ihn an. Er klickt auf das Stellenangebot und wird direkt auf die Originalanzeige auf der Kariere-Webseite weitergeleitet.
Schritt 2 – Bewerben-Button
Auf der Karriere-Webseite angekommen, findet der Nutzer im oberen Bereich der Seite eine schmale minimalistische Funktions-Leiste des Jobspreaders. Neben den bereits bekannten Funktion Job-Sharing und Job-Empfehlungen wird nun der „Bewerben“ Button eingeblendet. Die Nutzung ist natürlich optional. Selbstverständlich kann sich der Kandidat auch weiterhin ganz klassisch also z. B. per Mail am Ende der Stellenanzeige bewerben. FastApply ist eben ein optionale Ergänzung, eine zusätzliche Möglichkeit für den Nutzer.
Schritt 3- FastApply Bewerbung
Entscheidet sich der Kandidat für die Bewerbung über das FastApply Formular, gibt er seine Basis-Daten ein und hängt ggf. seine Unterlagen an. Alternativ kann er seine Daten aus den sozialen Netzwerken Xing, LinkedIn oder Facebook importieren. Je nach Ausführlichkeit des sozialen Profils wird ein umfassender Lebenslauf generiert und als PDF angehängt.
Schritt 4 – Bewerbung angekommen!
Nach dem Absenden der Bewerbung erhält der Personaler eine E-Mail mit allen wichtigen Daten und kann die Bewerbung ggf. in das Bewerbemanagementsystem importieren und weiter verfolgen.
Auch der Bewerber erhält eine E-Mail. Diese beinhaltet den Titel der Stelle, den Arbeitgeber, den Link zu der Stelle und sämtliche Daten der Bewerbung. So behält der Bewerber seine Aktivitäten im Blick.
So einfach ist das.
Also, liebe Leute, das “FastApply” Feature ist eine völlig kostenlose optionale Funktion für die Jobspreader-Kunden (und alle, die es werden möchten). Damit lassen sich die Bewerbungs-Schwächen der Karriere-Webseite schnell ausbügeln bzw. überbrücken.
Unser „FastApply“ Formular ist so konzipiert, dass er für jeden über den Jobspreader veröffentlichten Job aktiviert werden kann. Dem Job-Interessenten wird auf der Karriere-Webseite in einer minimalistischen Funktionsleiste ein „Jetzt bewerben“ Button eingeblendet, der auch beim Scrollen stets im sichtbaren Bereich bleibt.
Total einfach – Beinahe 1-Click Bewerbung
Das Bewerbungsformular enthält nur die wichtigsten Angaben. Es ist für Desktop und vor allem für mobile Geräte optimiert und geeignet. Natürlich ist das Anhängen von Dateien auf Desktop- und Mobil-Geräten möglich.
Social Apply – Xing, LinkedIn, Facebook Import
Das Formular ermöglicht den einfachen Import der Profile aus den sozialen Netzwerken Xing, LinkedIn und Facebook. Die Kontakt-Daten werden automatisch ausgefüllt und ein Lebenslauf als PDF generiert und angehängt.
Datenschutz – unbedenklich
Unser Formular speichert keine personenbezogenen Daten. Es leitet die Bewerbungen vollständig an die E-Mail Adresse der Kunden weiter. Der Personaler erhält die Bewerbung und der Bewerber eine Bestätigung samt aller übertragenen Daten. Das Formular verweist jeweils auf die Datenschutzerklärung des ausschreibenden Unternehmens. Wir als Dienstleister haben keinerlei Einsicht in die übertragenen Daten.
Falls diese kleine aber feine Funktion und ggf. der Jobspreader als Produkt Euer Interesse geweckt hat, tut gerne Eurem Recruiting und Euren Bewerbern was Gutes. Unter dem Artikel befindet sich ein Kontakt-Formular, über das Ihr Eure persönliche Jobspreader-Demo anfragen könnt. Wir werden Euch alles ausführlich erklären. Es lohnt sich.
Ich hoffe, dass Ihr dieses Feature sinnvoll und nützlich findet. Wir freuen uns auf Eure Anfragen oder Kommentare.
Digitalisierung ist das neue Buzzword und zwar auch in so menschelnden Feldern wie dem Personalmanagement, wo man eigentlich eher Feelgoodmanager und Führungskräfte-Coaching mag. Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung werden heute in allen Berufsfeldern diskutiert. Etwas jedoch ist besonders an diesen Buzzwords – anders als Burnout oder Work-Life-Balance werden uns Automatisierung und Digitalisierung auch im HR als dauerhafte Phänomene erhalten bleiben. Arbeitsbereiche wie Rechts- oder Personalabteilungen tun sich noch immer schwer mit einer Modernisierung, die in anderen Bereichen wie Logistik oder Marketing schon weit fortgeschritten sind.
Immer wieder habe ich beobachtet, wie sich intelligente Kollegen in den Personalabteilungen von jungen und modernen Technologieunternehmen täglich damit beschäftigen, Dokumente zu erstellen, umständlich Daten zu kopieren, ungenaue Reportings zu produzieren und mit den immergleichen Auskünften zu den E-Mail-Fluten im Unternehmen beizutragen. Erstens ist das doch keine Arbeit, die unserem Bildungsniveau gerecht wird und uns erfüllt. Zweitens ist dann auch klar, dass es zu der immer wieder zurecht geforderten Wertschöpfung durch diese Abteilungen im Unternehmen nicht kommen kann.
Die Herausforderung für solche Unternehmen ist freilich, dass sie nicht einfach Geld und Ressourcen auf diese Probleme schmeißen können und sich etwa so ein umfänglich automatisierbares System wie Workday für Support und People Analytics hinstellen können, das dann wiederum eigens angestellte Mitarbeiter zu Einrichtung und Pflege benötigt. Die Unternehmen, von denen ich rede, haben zwischen 50 und 500 Mitarbeiter, deren Stammdaten sie bis eben noch in Excel-Tabellen gepflegt haben. Welche ersten Schritte der Automatisierung kann HR in so einer Firma tun, um allen Mitarbeitern einen zeitgemäßen Service zu leisten und sich selbst zu entlasten, um endlich vernünftige Arbeit zu machen?
Projektübersicht
Zusammen mit zwei Kollegen habe ich in einem Tech-Startup von 400 Mitarbeitern den internen Support und das Personal-Reporting auf Self-Service umgestellt und weitestgehend automatisiert. Das Projekt hat 6 Monate rund 80% eines eigens eingestellten Entwicklers und ca. 10% eines Projektmanagers in Anspruch genommen. Weiterhin wurden ca. 10 Stunden auf die Erstellung von Hilfe-Content verwandt. Weitere Kosten mussten nicht aufgewandt werden, da alle Tools bereits durch verschiedene Teams im Unternehmen genutzt und lediglich auf intelligente Weise gekoppelt wurden.
Quelle: Gilbert Dietrich
Die einzelnen Schritte
1. Konzept für die Support- und Reporting-Plattform
Ich komme ursprünglich aus dem Nutzer- und Kunden-Support, wo automatisierte Lösungen zur Selbsthilfe mit Anleitungen in Help Centern und personalisierte Hilfe über Ticketsysteme genauso an der Tagesordnung sind, wie detaillierte Analysen der Nutzergruppen und deren Verhalten. Angelehnt daran haben wir ein internes Help Center mit Artikeln zu allen relevanten internen Prozessen vom Onboarding über Feedback, Beförderungen, Benefits bis hin zum Offboarding konzipiert, um Mitarbeitern eine schnelle Hilfe zu solchen How-To-Themen zu bieten, bei denen keine individualisierten Antworten nötig sind.
Eingebettet in dieses Hilfe-Center sind Kontakt-Formulare, ein Dokumenten-Center und eine Schnittstelle für Änderungen von Stammdaten der Mitarbeiter. Die Kontaktformulare auf jeder Seite des Hilfe-Centers sind an ein Ticketsystem angebunden. Vorteil eines solchen Systems ist, dass Anfragen der Mitarbeiter nicht in persönlichen E-Mail-Konten landen, dass die Anfragen nach Thema und Herkunft kategorisier- und reportbar sind und dass die Antworten über das Ticketsystem anhand von Schlagworten automatisierbar sind. In einer Weiterentwicklung wird ein Chat-System mit Bots eingebunden, sodass bei geeigneten Fragen auf Tickets auch ganz verzichtet werden kann. Das Dokumenten-Center soll über eine Schnittstelle zum HR Informationssystem (HRIS) von Mitarbeitern benötigte Dokumente wie z.B. Kopien der persönlichen Gehaltsabrechnung, Arbeitgeberbestätigungen oder Nebentätigkeitsbescheinigungen auf Knopfdruck erstellen. Die Vorlagen dazu sind über Google Drive angebunden und die Daten werden über eine API des HRIS eingespeist. Über die Schnittstelle für Änderungen von Stammdaten können Manager das HRIS über Änderungen wie z.B. neue Teilzeit ihrer Mitarbeiter, Titeländerungen oder Teamwechsel aktualisieren.
Parallel zu dieser Support-Lösung haben wir die Möglichkeit genutzt, die im HRIS und ATS ohnehin bereitstehenden Daten zu Mitarbeitern und Kandidaten anonymisiert über ein Dashboard (z.B. Tableau) zu visualisieren. Der Vorteil dabei ist, dass einmal korrekt konfigurierte Reports für jeden im Unternehmen zugänglich werden und fehlerfrei und ohne weiteren Arbeitsaufwand aktualisiert werden können. Für uns sind das im ersten Schritt Daten zur Mitarbeiterzahl, zur Verweildauer im Unternehmen oder Diversity- und Recruiting-Reports. All diese Daten können nach verschiedenen Dimensionen wie Geschlecht, Hierarchie, Standort, Teams und so weiter ausgewertet werden. Wer Personalentwicklungen quantifizieren kann, weiß auch, wo Handlungsbedarf ist und kann Ressourcen bei der Geschäftsführung locker machen.
Das Testen am Nutzer im Fortschritt des Projekts war ein enorm wichtiger Bestandteil unseres Vorhabens. Nichts ist schlimmer, als monatelang an einem Projekt gearbeitet zu haben, um dann hinterher herauszufinden, dass die “Kunden” es nicht nutzen wollen oder können. Zum Ende des Projekts wird außerdem die Einführung der Plattform enorm wichtig. Wir haben von Blogposts über Beacon-Screens, Präsentationen und Tutorials verschiedene Kanäle genutzt, um unseren Mitarbeitern die neue Plattform schmackhaft zu machen. Der Vorteil einer Support-Plattform ist außerdem, dass sie selbst ihr bester Werbekanal ist. Man kann aus den automatisierten E-Mails immer wieder auf die richtigen Hilfeartikel im Intranet hinweisen und die Annahme der Plattform bestens messen.
2. Infrastrukturelle Voraussetzungen
Die wichtigste Voraussetzung ist, sich von Excel und ähnlich simplen Datenspeichern für Stamm- und Recruitingdaten zu verabschieden. Jeder anspruchsvolle Personaler sollte sich weigern, mit solchen rudimentären Werkzeugen im administrativen Urschleim zu verharren. Stattdessen benötigt man ein simples, kostengünstiges und Cloud basiertes HR Informationssystem wie z.B. BambooHR und ein Applicant Tracking System (ATS), wenn es nicht bereits im HRIS enthalten ist. Weiterhin sollte man sich interne Lizenzen für ein Ticketsystem besorgen, das andere Teams wie Customer Care ohnehin extern benutzen. Wir benötigen zudem eine Content-Plattform wie etwa Confluence (in technischen Teams meistens ohnehin genutzt), wo die Selbsthilfe-Artikel zugänglich sind und Dokumenten-Templates gespeichert werden (wir nutzen zusätzlich Google Drive mit seinen offenen Schnittstellen und Scripts).
3. Projektressourcen
HR muss analytisch und technisch kompetenter werden, um den zeitgemäßen Ansprüchen von Mitarbeitern und Geschäftsführung gerecht zu werden. Ohne diese Fähigkeiten ist eine Mitsprache und Einflussnahme auf Augenhöhe im Unternehmen nicht möglich. Die erforderliche technische Kompetenz ist jedoch kaum durch Training vorhandener HR-Mitarbeiter allein herstellbar, denn es geht hier durchaus um technische Expertise, die man typischerweise in IT und Software Development findet. Auch ist es in der Regel keine gute Strategie, diese Expertise aus den technischen Abteilungen im Unternehmen anzufragen. Denn bei aller kollegialen Liebe und Bereitschaft zur Hilfe untereinander, werden HR-Projekte für firmeninterne Entwickler in ihrer Priorität nie mit kunden- oder nutzerseitigen Projekten konkurrieren können. Das Ergebnis eines solchen internen Bemühens ist in der Regel ein enthusiastischer Projekt-Kick-Off gefolgt von einem schleppenden Anlaufen und dem baldigem “Pausieren” des Projekts im Angesicht der unternehmerischen Prioritäten.
Aus diesen Gründen haben wir uns entschlossen, eine offene HR-Stelle mit einem Entwickler anstatt mit einem HRler zu besetzen. Auf diese Weise war das Projekt auch technisch in unserer Verantwortung, zeitlich durch uns zu steuern und nicht mehr abhängig von Ressourcen und Prioritäten, die außerhalb unserer Kontrolle lagen. Ein weiterer und klarer Vorteil ist, dass man damit technisches Know-How in sein HR-Team einträgt und einen Sinneswandel weg vom Administrativen hin zu technischen und analytischen Fähigkeiten vorantreibt. Wir können als HR nur “zukunftsfähig” werden, indem wir die nötigen “Skills” auch wirklich aufbauen.
Ergebnis
Mit unserer automatisierten Support- und Reportingplattform haben wir zum einen erreicht, den internen HR-Support für die Mitarbeiter über Hilfe-Seiten im Intranet und ein angeschlossenes Ticket-System weitestgehend auf Selbst-Hilfe umzustellen und z.B. bei der Dokumentenerstellung und Beantwortung von Fragen zu automatisieren. Erste Reports zeigen uns, dass wir etwa 80% der zuvor beantworteten E-Mail-Anfragen nun durch Selbsthilfe oder automatisierte Antworten bedienen können. Frei werdende Arbeitszeit kann somit für die wirklich kritischen und individuellen 20% der Anfragen und für wertschöpfende Arbeit etwa im Talentmanagement oder der Personalentwicklung genutzt werden.
Wir haben unseren Mitarbeitern geholfen, sich selbst zu helfen, anstatt einhergehend mit langen Wartezeiten auf knappe HR-Ressourcen angewiesen zu sein. Mitarbeiter haben nun zum einen ein modernes Support-Erlebnis, das sie aus dem Internet ohnehin gewohnt sind und das ich für einen attraktiven Arbeitgeber unentbehrlich finde. Zum anderen sind Mitarbeiter nicht mehr abhängig von individuellen Auskünften und Verfügbarkeiten im HR-Team, sondern haben einen direkten Zugang zu alle Ressourcen, um Auskünfte und Dokumenten dann zu erhalten, wenn sie es brauchen und ihre Daten an uns dann zu übermitteln, wenn es wichtig ist. Die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter steigt und HR wird nicht mehr als Admin-Team wahrgenommen, das mit dem Volumen der Anfragen kämpft, sondern als ein wertschöpfendes Team unter anderen. Das Feedback sowohl aus der Geschäftsführung als auch von den Nutzern der Plattform war deutlich positiv.
Außerdem haben wir unser HR-Reporting zu Headcount, Attrition und Diversity über einfache Schnittstellen automatisiert. Im Ergebnis hat das die Arbeitszeit für regelmäßige Reports fast ganz eliminiert, Fehler durch händisches Erstellen der Reports eliminiert, den Übergang zu People Analytics ermöglicht und jegliches Personalreporting in der Firma für Mitarbeiter und Manager über ein Dashboard transparent gemacht. Die freiwerdende Zeit kann nun für gründliche Sonderreports und für die ersten Schritte einer wirklichen People Analytics genutzt werden.
Zusammenfassend kann man sagen, dass viele kleinere Firmen und Start-Ups sich keine großen HRIS-, Support- und Reporting-Lösungen leisten können und es ganz verständlich ist, dass sie ihre finanziellen Ressourcen auf ihr Kerngeschäft richten. Trotzdem muss eine HR-Abteilung in Sachen Digitalisierung und Modernität nicht hinter anderen Teams im Unternehmen hinterherhinken. Mit unserer Lösung können bereits im Unternehmen vorhandene Tools so verbunden werden, dass weder teure Komplettlösungen gekauft noch eigene Tools entwickelt werden müssen. Die dadurch erreichten Synergie-Effekte machen die mehrmonatige Entwicklung zu einer guten Investition (vergl. auch die ebenfalls mehrmonatige und teure Einführung von Komplettsystemen).
Unsere simplen Projektschritte (Definition und Design vom Nutzer her, Nutzer-Tests und Change Management) haben das Projekt zusammen mit dem Einstellen einer eigenen Entwickler-Ressource (Unabhängigkeit von anderen Entwicklungsteams) zu einem großen Erfolg gemacht.
Im heutigen Artikel geht es um Mitarbeiter als Markenbotschafter. Dabei denken wir natürlich nicht nur an Unternehmensmarken, sondern auch an die Arbeitgebermarke. Vorher aber kurz zu den Basics:
Was sind Mitarbeiter als Markenbotschafter?
Als Markenbotschafter gelten grundsätzlich Personen, die die Markenbotschaft eines Unternehmens nach außen hin vertreten, sie erlebbar machen und sie mit einer beliebigen Menge von Empfängern teilen. Den Unterschied zu einem allgemeinen Werbeträger macht also aus, dass nicht ein einzelnes Produkt oder eine Dienstleistung, sondern die Marke des Unternehmens (und somit alles, wofür es stehen möchte) beworben wird. Eine Markenbotschaft kann sich aus Werten, Zielen und Emotionen zusammensetzten und verkörpert offenkundig das Image, das sich ein Unternehmen für seine Marke wünscht. In unseren digitalen Zeiten sind die Zielgruppen der Markenbotschafter vermehrt online in den sozialen Medien zu finden.
Aber um Markenbotschaften zu transportieren muss man kein Influencer, Sportler oder Schauspieler mit einer gigantischen Fangemeinde sein. Auch “gewöhnliche” Mitarbeiter taugen zum Markenbotschafter – oder sind es viel mehr automatisch, wenn es nach Dr. Karsten Kilian geht. 2012 schrieb er in einem Artikel für die Absatzwirtschaft:
Jeder Mitarbeiter agiert stets als Markenbotschafter, wenn auch mit unterschiedlich großer Reichweite. Unternehmen nehmen lediglich Einfluss darauf, ob der einzelne Mitarbeiter als positiver oder negativer Multiplikator der Marke auftritt beziehungsweise ob aus Markensicht ungeeignete Bewerber eingestellt oder aktuelle Mitarbeiter, die dem Außenauftritt der Marke schaden, weiter im Unternehmen beschäftigt werden.
Und hier wären wir auch schon automatisch beim Employer Branding – denn Mitarbeiter erleben die Unternehmen, für die sie arbeiten, logischerweise vorrangig als Arbeitgeber. Die Erfahrungen, die sie hier machen, tragen die Mitarbeiter in die Welt. Nicht zwangsläufig öffentlich via Social Media, aber doch zumindest in den eigenen Bekanntenkreis.
In diesem Artikel des UPLOAD Magazins wurden 20 Beispiele über Mitarbeiter als Markenbotschafter gesammelt, die bei Facebook vertreten sind. Hier nur zwei Beispiele:
Quelle: UPLOAD Magazin – 20 inspirierende Beispiele für Markenbotschafter auf Facebook
Ähnlich wie bei Dr. Kilian scheint hier Konsens darüber zu herrschen, dass quasi jeder Mitarbeiter (der seinen Arbeitsplatz öffentlich angibt) in den sozialen Netzwerken seine Marke vertritt.
Marke ist nicht gleich Arbeitgebermarke
Wenn es nun aber darum geht, ob Mitarbeiter das Gleiche für das Employer Branding tun können (oder wollen) wie für die Marke, muss zunächst grundsätzlich festgehalten werden: Eine Markenbotschaft und eine Arbeitgebermarkenbotschaft sind vielleicht Geschwister, aber keine Zwillinge.
Ja, einprägsam und unkompliziert und vor allem authentisch sollen beide sein. Aber im Gegensatz zu einer Produktmarke kann eine Arbeitgebermarke im übertragenen Sinne nicht wie ein Kaninchen aus dem Hut gezaubert werden. Sie ist ein Organismus, der aus dem vielschichtigen Miteinander der Unternehmenskultur, der Werte und der Ziele wächst. Wenn Unternehmen sich von ihren Arbeitnehmern wünschen, dass sie die Employer Brand in die Außenwelt kommunizieren, müssen sie drei Dinge beachten:
Sie müssen ihre Employer Brand kennen. Diese ersinnt man nicht mal eben an einem Nachmittag am Konferenztisch. Sie entsteht durch einen Schaffungsprozess, an dem die Arbeitnehmer beteiligt werden müssen.
Sie müssen Sorge dafür tragen, dass auch die Mitarbeiter die Arbeitgebermarke kennen.
Sie müssen damit rechnen, dass nicht jeder Mitarbeiter ein (Arbeitgeber-)Markenbotschafter sein möchte. Nur in einer perfekten Welt leben und lieben alle Arbeitnehmer ihr Unternehmen und das, wofür es steht.
Es lohnt sich für Unternehmen, wenn die Mitarbeiter ihre Employer Brand kennen und verbreiten. In einer Studie, die Monster 2016 veröffentlichte, gaben 28% von 1000 Top-Unternehmen in Deutschland an, zu Recruiting-Zwecken gern auf sogenannte “Mitarbeiterempfehlungsprogramme” zurückzugreifen, bei denen Beschäftigte offene Stellen an ihre eigenen Netzwerke weitertragen. 6 von 10 Unternehmen glauben laut der Studie nämlich, dass empfohlene Mitarbeiter besser zur Unternehmenskultur passen.
Unternehmenskultur who?
Aber vielleicht erinnert sich noch jemand an unseren Artikel aus dem vergangenen Jahr, in dem es um eine internationale Studie aus dem Hause Korn Ferry ging? In dem Artikel bescheinigten wir den befragten HR-Leadern Nachholbedarf bei der eigenen Unternehmenskultur. Zur Erinnerung:
Quelle: Korn Ferry – Real World Leadership – Create an engaging culture for greater impact.
Die Zahlen sprechen für sich. Nur 35% der internationalen Führungskräfte trauen ihren Mitarbeitern zu, die Unternehmenskultur “richtig” verständlich machen zu können. Aber wen wundert es, wenn 75% der Führungskräfte sich selbst nicht so richtig mit der Unternehmenskultur identifizieren können? Die Studienergebnisse sind von 2015. Wir hoffen, dass das Bewusstsein für die Bedeutung verwandter Themen wie (Arbeitgeber-)Markenbotschafter, Employer Branding und Unternehmenskultur gestiegen ist.
Unser Fazit: Mitarbeiter als Markenbotschafter einzusetzen vermittelt vor allem Authentizität. Deshalb können sie auch als Botschafter für die Arbeitgebermarke eine wichtige Rolle spielen. Das dies aber nicht von allein passiert, dürfte klar sein. Nur wer als Mitarbeiter die Employer Brand kennt (und sich mit ihr identifiziert), wird diese auch schlüssig kommunizieren.
TGutes Employer Branding macht ein Unternehmen noch lange nicht zu einem guten Arbeitgeber. Wichtig ist, dass die definierten Wertvorstellungen auch von Anfang bis Ende gelebt werden. Also auch bei der Kündigung eines Mitarbeiters.
Ratgeber über gutes Employer Branding in Bewerbungsgesprächen gibt es viele, doch es mangelt an guten Tipps für das Verhalten gegenüber ausscheidenden Mitarbeitern. Gerade in dieser Situation darf die Employer Brand nicht außer Acht gelassen werden. Denn sowohl abgelehnte Bewerber als auch ehemalige Mitarbeiter haben heutzutage mit den Social Media Kanälen ein schnelles und unmittelbaren Kommunikationsmedium zur Hand, dass sie nutzen können, um ihren Unmut über eine schlechte Behandlung kundzutun. Außerdem könnten sie in Zukunft auch einmal als Kunde/Klient des Unternehmens interessant sein.
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Grund genug also für Unternehmen und Arbeitnehmer sich im Falle einer ordentlichen Kündigung dem gekündigten Mitarbeiter gegenüber noch einmal von der besten Seite zu zeigen, denn schließlich besteht das Anstellungsverhältnis auch während der Kündigungsfrist fort.
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1. Offenheit ist die Grundvoraussetzung
Wird eine transparente und ehrliche Kommunikation angepriesen, sollte der Mitarbeiter im Falle einer Kündigung selbstverständlich über die wahren Gründe und Umstände informiert werden. Kündigt der Mitarbeiter von sich aus, solltet Ihr in einem persönlichen Gespräch nach den Gründen fragen. Denn die Fluktuation im eigenen Unternehmen kann ein wichtiger Indikator für das Arbeitsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit sein.
2. Nicht die beleidigte Leberwurst spielen
Kündigungen sind mittlerweile selbstverständlich, insbesondere wenn die Mitarbeiter nach neuen Herausforderungen suchen oder sich neu orientieren wollen. Nehmt eine Kündigung also nie persönlich, sondern bleibt konstruktiv. Ihr könntet den Kollegen dabei unterstützen, eine neue Stelle zu finden, zum Beispiel bei Partnerunternehmen. Das bleibt auf jeden Fall positiv in Erinnerung.
3. Ein fairer Umgang ist Motivation
Es ist quasi unmöglich, jeden Mitarbeiter für immer zu halten, Kündigungen sind ganz normal. Daher solltet Ihr Euch den ausscheidenden Kollegen gegenüber fair verhalten und bis zum letzten Tag als Teil des Teams behandeln, statt sie aus Meetings oder gemeinsamen Aktionen auszuschließen oder ihnen mit Misstrauen gegenüber zu treten. Das motiviert den Kollegen auch dazu, eine ordentliche Übergabe zu machen.
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4. Gemeinsam die Zusammenarbeit resümieren
Jedem Mitarbeiter steht ein Arbeitszeugnis zu. Bevor Ihr das im Alleingang schreibt, empfehlen wir ein Gespräch, in dem Ihr die gemeinsame Zeit noch einmal zusammen resümiert. Sprecht darüber, was gut und was schlecht gelaufen ist, welche Leistungen herausragend und welche noch verbesserungswürdig waren. Fragt auch danach, welche Aufgaben dem Kollegen besonders wichtig waren und damit auch unbedingt im Zeugnis aufgenommen werden sollen. Das vermeidet schlechte Stimmung oder sogar Streitereien über die Inhalte des Zeugnisses.
5. Zufriedenheitsbefragung
Ausscheidende Mitarbeiter sind bis zum letzten Tag ein Bestandteil des Unternehmens. Und gerade weil sie gekündigt haben, sind sie meist sogar offener bzw. ehrlicher (sie haben ja schließlich nichts mehr zu verlieren). Hier bietet sich eine abschließende Zufriedenheitsbefragung zum Unternehmen, dem Vorgesetztenverhalten und Optimierungspotentialen an. Auch das ist Ausdruck eines fairen und wertschätzenden Umgangs und zeigt dem Kollegen, dass seine Meinung wichtig ist.
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6. Man sieht sich immer zweimal
Das Ausscheiden eines Kollegen muss nicht bedeuten, dass man sich für immer aus den Augen verliert. Ihr solltet unbedingt anstreben, weiterhin in Kontakt zu bleiben. Das geht über ein Alumni Netzwerk, das Ihr beispielsweise per regelmäßigem Newsletter über aktuelle Entwicklungen und Neuigkeiten auf dem Laufenden haltet oder zu Firmenfeiern einladet. Denn nicht selten passiert es, dass ehemalige Mitarbeiter zurückkommen. Außerdem sind sie auch nach dem Ausscheiden wichtige Botschafter, die Euch in ihren eigenen Netzwerken empfehlen und so beim Recruiting unterstützen. Oder sie werden zu Kunden Eures Unternehmens. Man sieht sich schließlich immer zweimal im Leben.
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Employer Branding sollte ganzheitlich für die Positionierung des Unternehmens als Arbeitgeber betrachtet werden, nicht ausschließlich für das Recruiting. Es wird sich für die eigene Reputation auszahlen. Auch dabei könnt Ihr die Kollegen aktiv mit einbeziehen. Fragt sie doch einfach mal, was die Arbeitgebermarke für sie bedeutet.
